Estos Términos regulan el uso de las plataformas, aplicaciones y servicios de software, en la nube o instalados en servidores del Cliente, que GESTOK SAS ofrece a empresas y comercios en Colombia.
1. Partes y aceptación
1.1. El servicio lo presta GESTOK SAS, sociedad colombiana identificada con NIT 902.101.534-7, domiciliada en la Carrera 99 # 14-78, Bogotá D.C., con sitio web gestok.com ("GESTOK" o "el Proveedor").
1.2. El "Cliente" es la persona natural o jurídica que crea una cuenta o contrata un plan. Quien acepta en nombre de una empresa declara tener facultades para obligarla. El Servicio está dirigido a empresas y comerciantes en Colombia.
1.3. El Cliente acepta estos Términos al marcar la casilla de aceptación, crear la cuenta o usar el servicio. Esta aceptación electrónica tiene plena validez según la Ley 527 de 1999.
1.4. Estos Términos se complementan con la Política de Tratamiento de Datos Personales, el Acuerdo de Encargo de Datos (Anexo A de la Política) y la orden de compra o plan elegido. Si hay contradicción, prevalece la orden de compra firmada, luego estos Términos.
2. Definiciones
| Término | Significado |
|---|---|
| Plataforma | Cualquier software de GESTOK que el Cliente contrate (por ejemplo, inventarios, comercio electrónico, tableros de datos o desarrollos a la medida), con sus módulos, apps y API. |
| Servicio | Acceso a la Plataforma por suscripción, más soporte y hospedaje. |
| Datos del Cliente | Toda la información que el Cliente o sus Usuarios cargan o generan en la Plataforma, como productos, existencias, pedidos, clientes, proveedores, ventas o documentos. |
| Usuario | Persona autorizada por el Cliente para entrar con credenciales propias. |
| Plan | Modalidad contratada, con sus límites de usuarios, módulos, almacenamiento, sedes o transacciones. |
| Periodo | Ciclo de facturación mensual o anual elegido por el Cliente. |
3. Objeto y licencia
3.1. El Proveedor otorga al Cliente una licencia de uso no exclusiva, intransferible, revocable y limitada al Periodo pagado, para usar la Plataforma en sus operaciones internas.
3.2. El Servicio es una suscripción de software, en la nube o, en la modalidad local, instalado en servidores del Cliente (numeral 7.5). El Cliente no adquiere propiedad sobre la Plataforma ni recibe su código fuente.
3.3. Cada Plan define sus límites. Si el Cliente los supera, el Proveedor le avisará y podrá cobrar el Plan superior desde el siguiente Periodo.
3.4. El Proveedor puede mejorar o modificar funciones. Si elimina una función esencial del Plan contratado, avisará con 30 días y el Cliente podrá terminar sin penalidad.
3.5. La Plataforma es una herramienta de gestión. No es un sistema de facturación electrónica habilitado ante la DIAN, salvo que se contrate expresamente la integración con un proveedor tecnológico autorizado.
3.6. Desarrollos a la medida. El alcance, los entregables, el cronograma, el precio y la propiedad del código de un desarrollo a la medida se rigen por la propuesta o el contrato de ese proyecto. En lo que no regulen, aplican estos Términos.
3.7. Comercio electrónico. En las tiendas en línea y marketplaces operados con la Plataforma, cada tienda vende en su propio nombre y responde ante sus compradores por productos, precios, envíos, garantías, facturación e impuestos. GESTOK actúa como proveedor tecnológico e intermediario, factura solo su suscripción o comisión, y exigirá a cada tienda su identificación y datos de contacto para mostrarlos a los compradores.
4. Cuentas y uso aceptable
4.1. El Cliente debe registrar información veraz y mantenerla actualizada. Es responsable de lo que hagan sus Usuarios y de custodiar las credenciales.
4.2. Las credenciales son personales. El Cliente avisará de inmediato a contacto@gestok.com cualquier acceso no autorizado.
4.3. El Cliente no podrá:
- Revender, sublicenciar o dar acceso a terceros ajenos a su empresa.
- Copiar, descompilar o aplicar ingeniería inversa a la Plataforma.
- Cargar malware, hacer pruebas de intrusión o cargas masivas no autorizadas.
- Usar la Plataforma para actividades ilícitas, contrabando o lavado de activos.
- Cargar datos personales sin contar con la autorización de sus titulares.
4.4. El incumplimiento de este numeral permite al Proveedor suspender la cuenta de inmediato, sin perjuicio de las acciones legales.
5. Precios, facturación y pagos
5.1. Los precios publicados no incluyen IVA. Al valor del Plan se suma el IVA vigente (hoy 19 %) y se discrimina en la factura electrónica de venta.
5.2. La suscripción se cobra por anticipado al inicio de cada Periodo y se renueva automáticamente, salvo cancelación antes de la fecha de renovación. En los planes anuales, GESTOK avisará por correo al menos 15 días antes de renovar. El Cliente puede cancelar desde su cuenta o escribiendo a contacto@gestok.com.
5.3. El Proveedor expide factura electrónica de venta a nombre del Cliente con los datos tributarios registrados. Si el Cliente es agente de retención, enviará el certificado correspondiente.
5.4. Si un pago no se recibe, el Proveedor avisará por correo. A los 10 días de mora podrá limitar la cuenta a solo lectura; a los 30 días, suspenderla. Los Datos del Cliente se conservan durante la suspensión. Los avisos de cobro se envían al correo registrado, respetando los horarios y la frecuencia de la Ley 2300 de 2023. Si el Cliente lo autorizó, GESTOK podrá reportar la mora ante centrales de riesgo según la Ley 1266 de 2008, avisándole con al menos 20 días calendario de anticipación.
5.5. Los precios pueden ajustarse una vez al año con aviso de 30 días. El ajuste aplica desde el siguiente Periodo.
5.6. Los valores pagados no son reembolsables, salvo cuando el Proveedor termine sin causa o elimine una función esencial (numeral 3.4).
6. Datos del Cliente y protección de datos
6.1. Los Datos del Cliente son del Cliente. El Proveedor no los vende ni los usa para fines distintos a prestar, mantener y mejorar el Servicio.
6.2. Sobre los datos personales que el Cliente carga (sus clientes, proveedores o empleados), el Cliente es el Responsable y el Proveedor actúa como Encargado del tratamiento, conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015. Esa relación se rige por el Acuerdo de Encargo de Datos anexo.
6.3. El Cliente garantiza que obtuvo la autorización de los titulares y que tiene su propia política de tratamiento.
6.4. Sobre los datos de contacto de los Usuarios y del Cliente, el Proveedor es Responsable y los trata según su Política de Tratamiento de Datos Personales.
6.5. El Proveedor puede usar datos agregados y anonimizados, que no identifiquen al Cliente ni a personas, para estadísticas y mejora del producto.
6.6. En la modalidad en la nube, los datos se alojan en Contabo (centro de datos en Estados Unidos) y las copias de seguridad en Contabo y Cloudflare, ambos fuera de Colombia, como informa la Política de Tratamiento de Datos, que también lista los proveedores de correo y de pagos. En la modalidad local, la base de datos queda en servidores del Cliente.
7. Disponibilidad, soporte y copias de seguridad
7.1. El Proveedor procura una disponibilidad mensual de 99 %, excluyendo mantenimientos programados avisados con 48 horas y fallas de terceros (internet, nube, fuerza mayor). Si en un mes la disponibilidad es menor, el Cliente recibirá, a solicitud presentada dentro de los 30 días siguientes, un crédito del 10 % de la mensualidad de ese mes, aplicable en la siguiente factura. Este crédito es la única compensación por indisponibilidad.
7.2. Soporte por contacto@gestok.com y WhatsApp +57 319 643 5324, en horario de lunes a viernes, de 8:00 a 18:00, hora de Colombia. Tiempos de primera respuesta: incidentes críticos, 4 horas hábiles; demás casos, 1 día hábil.
7.3. En la modalidad en la nube, el Proveedor hace copias de seguridad diarias con el respaldo automático de Contabo y en Cloudflare y las conserva 30 días. Estas copias sirven para recuperación ante desastres, no como archivo histórico del Cliente.
7.4. El Cliente puede exportar su información en todo momento en formatos estándar (CSV o Excel).
7.5. Modalidad local. Cuando la base de datos se instala en servidores del Cliente, el Cliente responde por el equipo, su seguridad, el acceso físico, la conexión y las copias de seguridad. Los compromisos de disponibilidad y respaldo de los numerales 7.1 y 7.3 no aplican a esa base de datos. GESTOK accede a ella solo para instalación, actualización o soporte, con autorización del Cliente.
8. Propiedad intelectual
8.1. La Plataforma, su código, diseño, marcas y documentación son del Proveedor y están protegidos por la Ley 23 de 1982 y la Decisión Andina 351 de 1993.
8.2. Las sugerencias que el Cliente envíe pueden ser incorporadas por el Proveedor sin obligación de pago.
8.3. El Cliente autoriza al Proveedor a mencionar su nombre y logo como cliente de referencia, salvo que lo rechace por escrito.
9. Responsabilidad e indemnidad
9.1. La Plataforma genera cálculos, reportes y alertas (por ejemplo, existencias, costos, ventas o indicadores) con base en lo que registra el Cliente. El Cliente es responsable de verificar esa información antes de tomar decisiones comerciales, contables o tributarias.
9.2. El Proveedor no responde por lucro cesante, pérdida de ventas, faltantes de inventario, errores en precios o datos cargados por el Cliente ni daños indirectos, salvo dolo o culpa grave.
9.3. La responsabilidad total del Proveedor se limita al valor pagado por el Cliente en los 12 meses anteriores al hecho que la origina.
9.4. El Cliente mantendrá indemne al Proveedor frente a reclamos de terceros causados por los Datos del Cliente o por el incumplimiento de estos Términos, incluidos los reclamos de titulares de datos personales.
9.5. Ninguna parte responde por incumplimientos causados por fuerza mayor o caso fortuito.
10. Vigencia, terminación y portabilidad
10.1. El contrato rige por el Periodo contratado y se renueva automáticamente por periodos iguales.
10.2. El Cliente puede cancelar en cualquier momento desde su cuenta; la cancelación surte efecto al final del Periodo pagado.
10.3. Cualquiera de las partes puede terminar por incumplimiento grave no corregido dentro de 15 días después de ser notificado.
10.4. Al terminar, el Cliente tendrá 30 días para exportar sus datos. Vencido ese plazo, el Proveedor los eliminará de forma segura, salvo los que deba conservar por ley (por ejemplo, soportes contables y de facturación).
11. Disposiciones generales
11.1. El Proveedor puede modificar estos Términos avisando con 30 días por correo o en la Plataforma. Si el Cliente no está de acuerdo, puede cancelar antes de que entren en vigor.
11.2. Las notificaciones se envían al correo registrado por el Cliente y se entienden recibidas al día hábil siguiente.
11.3. Si una cláusula se declara inválida, las demás siguen vigentes.
11.4. Estos Términos se rigen por las leyes de Colombia. Las diferencias se intentarán resolver por negociación directa durante 30 días; si no hay acuerdo, se someterán a un tribunal de arbitraje del Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá, conforme a la Ley 1563 de 2012. El tribunal tendrá un árbitro designado por el Centro, decidirá en derecho y sesionará en Bogotá D.C.
11.5. Peticiones, quejas y reclamos: contacto@gestok.com. Consultas sobre datos personales: contacto@gestok.com, con el asunto «Datos personales».
11.6. Clientes consumidores. Si el Cliente adquiere el Servicio como consumidor en los términos de la Ley 1480 de 2011: (i) puede retractarse dentro de los 5 días hábiles siguientes a la contratación, siempre que no haya empezado a usar el Servicio, y GESTOK le devolverá lo pagado dentro de los 30 días calendario siguientes; (ii) el pacto arbitral del numeral 11.4 no le es obligatorio y puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio o a los jueces; y (iii) ninguna cláusula de estos Términos limita los derechos que la ley le reconoce.